Hướng dẫn các bước lập kế hoạch và quản lý dự án!

PCC Sci – Trong mọi công trình khoa học – từ một ý tưởng nhỏ đến một đề tài cấp quốc gia – quản lý dự án chính là “xương sống” giúp biến tầm nhìn thành hiện thực. Một nghiên cứu dù xuất phát từ cảm hứng hay đam mê cũng cần có cấu trúc, lộ trình và phương pháp tổ chức khoa học để đi đến thành công. Hướng dẫn này được xây dựng nhằm giúp các nhóm quản lý dự án nói chung và nhóm nghiên cứu khoa học hiểu và áp dụng hiệu quả 5 giai đoạn quản lý dự án – từ khởi tạo ý tưởng đến tổng kết, đánh giá và lan tỏa kết quả. Mỗi giai đoạn không chỉ là một bước tiến về chuyên môn mà còn là cơ hội để nhóm rèn luyện kỹ năng lãnh đạo, phối hợp, giao tiếp và kiểm soát chất lượng. Với phương pháp tiếp cận hệ thống, minh bạch và dễ áp dụng, tài liệu này giúp các nhóm vận hành nghiên cứu như một dự án chuyên nghiệp – có mục tiêu rõ ràng, tiến độ cụ thể, rủi ro được quản lý và kết quả được đo lường. “Quản lý tốt dự án không chỉ giúp hoàn thành nghiên cứu, mà còn giúp hình thành tư duy khoa học, tinh thần kỷ luật và văn hoá hợp tác – nền tảng cho mọi thành công lâu dài.”

Dưới đây là sơ đồ 5 giai đoạn của quản lý dự án (Project Management Life Cycle) – một khung kinh điển trong quản lý dự án theo chuẩn PMI (Viện Quản lý Dự án của Hoa Kỳ, 1969). Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết và dễ hiểu cho từng giai đoạn cùng các đầu việc cụ thể tương ứng trong hình:

1. Initiation Phase (Giai đoạn khởi tạo dự án)

Mục tiêu: Xác định ý tưởng dự án ở mức khái quát, đánh giá tính khả thi và được phê duyệt triển khai.

Công việc chính: (1) Concept Development – Xây dựng ý tưởng, xác định mục tiêu tổng quát; (2) Feasibility Study – Nghiên cứu tính khả thi (kỹ thuật, tài chính, nhân lực…); (3) Stakeholder Identification – Xác định các bên liên quan chính; (4) Project Charter Development – Viết bản điều lệ dự án (Project Charter); (5) Approval & Authorization – Xin phê duyệt và cấp quyền khởi động.

2. Planning Phase (Giai đoạn lập kế hoạch)

Mục tiêu: Phát triển lộ trình chi tiết để thực hiện dự án.

Công việc chính: (1) Scope Definition – Xác định phạm vi dự án; (2) Work Breakdown Structure (WBS) – Chia nhỏ công việc thành các gói (deliverables); (3) Scheduling – Lập tiến độ; (4) Resource Allocation – Phân bổ nhân lực, thiết bị, tài chính; (5) Risk Management Planning – Lập kế hoạch quản lý rủi ro; (6) Communication Plan – Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ; (7) Procurement Planning – Kế hoạch mua sắm, hợp đồng; (8) Team Coordination – Phân công, phối hợp đội ngũ. 

3. Execution Phase (Giai đoạn thực hiện)

Mục tiêu: Triển khai kế hoạch, thực hiện công việc và tạo ra sản phẩm/dịch vụ đầu ra.

Công việc chính: (1) Task Execution – Thực hiện các nhiệm vụ đã lập; (2) Quality Assurance & Control – Đảm bảo và kiểm soát chất lượng; (3) Stakeholder Engagement – Duy trì giao tiếp với các bên liên quan; (3) Procurement Management – Quản lý mua sắm, hợp đồng.

4. Monitoring & Controlling Phase (Giai đoạn giám sát & kiểm soát)

Mục tiêu: Theo dõi, đánh giá tiến độ – chất lượng, đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Công việc chính: (1) Performance Measurement – Đo lường hiệu suất; (2) Risk Monitoring – Theo dõi rủi ro, kích hoạt kế hoạch ứng phó; (3) Scope Control – Kiểm soát phạm vi; (4) Cost Control – Kiểm soát chi phí; (5) Quality Control – Đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng.

5. Closure Phase (Giai đoạn kết thúc dự án)

Mục tiêu: Hoàn thiện, bàn giao và đánh giá dự án sau khi hoàn tất.

Công việc chính: (1) Final Deliverable Handover – Bàn giao sản phẩm cuối cùng; (2) Client Approval & Sign-off – Khách hàng phê duyệt, ký nghiệm thu; (3) Project Documentation – Tổng hợp hồ sơ, tài liệu; (4) Team Evaluation & Recognition – Đánh giá và khen thưởng nhóm; (5) Post-Mortem Analysis – Phân tích rút kinh nghiệm, bài học dự án.

Sơ đồ 5 giai đoạn quản lý dự án được xây dựng bởi Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI) – tổ chức quốc tế ra đời năm 1969, nhằm chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả quản lý dự án trên toàn cầu. Mô hình này được trình bày trong Bộ Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK), xuất bản lần đầu năm 1987 và liên tục được cập nhật, mới nhất là phiên bản 7 năm 2021. Với 5 giai đoạn: Khởi tạo – Lập kế hoạch – Thực hiện – Giám sát & Kiểm soát – Kết thúc, sơ đồ đã được áp dụng thành công trong hàng triệu dự án của NASA, WHO, Google, Harvard, Oxford, MayO Clinic…, giúp rút ngắn thời gian, giảm chi phí và nâng cao chất lượng kết quả. Hiện nay, mô hình này được nhiều nhóm nghiên cứu khoa học và y học áp dụng như một khung quản lý chuẩn quốc tế, giúp đề tài vận hành hiệu quả, minh bạch và bền vững từ ý tưởng đến công bố.

Trong nghiên cứu khoa học, ý tưởng chỉ là điểm khởi đầu – để biến ý tưởng thành kết quả có giá trị, nhóm cần một hệ thống quản lý dự án khoa học chặt chẽ, minh bạch và khả thi. Ứng dụng mô hình quản lý dự án theo PMI – PMBOK (Project Management Body of Knowledge) được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới, giúp đảm bảo mọi nghiên cứu đều có mục tiêu rõ ràng, kế hoạch cụ thể, tiến độ kiểm soát được và kết quả được đánh giá khách quan. Phương pháp này chia hành trình nghiên cứu thành 5 giai đoạn, mỗi giai đoạn có mục tiêu, sản phẩm và công việc cụ thể. Khi được áp dụng đúng, nhóm nghiên cứu sẽ hoạt động hiệu quả hơn, phối hợp tốt hơn, và đảm bảo chất lượng công trình ở mức cao nhất. Xin chi tiết hoá cùng quý vị và các bạn tham gia nhóm Nghiên cứu Khoa học để ứng dụng công tác quản lý: HƯỚNG DẪN CÁC NHÓM NGHIÊN CỨU THỰC HIỆN DỰ ÁN THEO 5 GIAI ĐOẠN QUẢN LÝ DỰ ÁN. 

“Một ý tưởng hay chưa đủ – chỉ khi được tổ chức, thực hiện và hoàn thiện một cách có hệ thống, nó mới trở thành giá trị khoa học thực sự.”

1. GIAI ĐOẠN KHỞI TẠO (Initiation Phase)

Mục tiêu: Xác định rõ ý tưởng nghiên cứu và được thông qua về mặt chuyên môn, đạo đức và khả thi. Các bước thực hiện: (1) Xây dựng ý tưởng (Concept Development): Từ vấn đề thực tiễn hoặc khoảng trống trong y học/khoa học; (2) Đánh giá tính khả thi (Feasibility Study): Xem xét nguồn lực, thời gian, dữ liệu, nhân sự, tài chính; (3) Xác định các bên liên quan (Stakeholder Identification): Bao gồm trưởng nhóm, cố vấn, chuyên gia, các tiểu nhóm, đơn vị hỗ trợ; (4) Soạn thảo đề cương (Project Charter): Viết tóm tắt mục tiêu, phương pháp, kế hoạch, phân công; (5) Phê duyệt (Approval & Authorization): Gửi tới Hội đồng khoa học hoặc người hướng dẫn để được thông qua.

Kết quả đầu ra: Đề cương nghiên cứu được phê duyệt và nhóm được phép triển khai.

2. GIAI ĐOẠN LẬP KẾ HOẠCH (Planning Phase)

Mục tiêu: Thiết lập bản đồ hành động cụ thể cho dự án nghiên cứu. Các bước thực hiện: (1) Xác định phạm vi (Scope Definition): Giới hạn đối tượng, biến số, mục tiêu nghiên cứu; (2) Phân nhỏ cấu trúc công việc (Work Breakdown Structure – WBS): Chia nhỏ công việc: thu thập số liệu, phân tích, viết bài, báo cáo…; (3) Lập tiến độ (Scheduling): Dự kiến thời gian cho từng phần, có mốc kiểm tra (milestones); (4) Phân bổ nguồn lực (Resource Allocation): Ai làm gì, thời gian bao lâu, cần hỗ trợ gì; (5) Kế hoạch rủi ro (Risk Management): Chuẩn bị phương án cho các tình huống: thiếu mẫu, sai số, chậm tiến độ…; (6) Kế hoạch truyền thông (Communication Plan): Cách nhóm trao đổi, báo cáo, cập nhật; (7) Kế hoạch mua sắm và tài chính (Procurement & Budget Plan): Chuẩn bị kinh phí, hóa chất, phần mềm, giấy tờ cần thiết.

Kết quả đầu ra: Một bản kế hoạch chi tiết có thể theo dõi, đo lường và kiểm soát tiến độ.

3. GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN (Execution Phase)

Mục tiêu: Triển khai nghiên cứu đúng kế hoạch và thu được dữ liệu, kết quả mong đợi. Các bước thực hiện: (1) Thực hiện nhiệm vụ (Task Execution): Thu thập số liệu, làm thí nghiệm, nhập dữ liệu; (2) Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance): Kiểm tra quy trình lấy mẫu, nhập liệu, đạo đức nghiên cứu; (3) Tương tác các bên liên quan (Stakeholder Engagement): Cập nhật tiến độ với người hướng dẫn, đồng nghiệp, ban cố vấn; (4) Quản lý tài nguyên và hợp đồng (Procurement Management): Giữ hồ sơ chi tiêu, sử dụng thiết bị, vật tư hợp lý.

Kết quả đầu ra: Dữ liệu thô, bản nháp phân tích và báo cáo sơ bộ.

4. GIAI ĐOẠN GIÁM SÁT & KIỂM SOÁT (Monitoring & Controlling Phase)

Mục tiêu: Theo dõi tiến độ, chất lượng và hiệu quả nghiên cứu; kịp thời điều chỉnh khi có vấn đề. Các bước thực hiện: (1) Đo lường hiệu suất (Performance Measurement): Đối chiếu tiến độ thực tế so với kế hoạch; (2) Giám sát rủi ro (Risk Monitoring): Phát hiện sớm và xử lý sai sót, chậm trễ; (3) Kiểm soát phạm vi và chi phí (Scope & Cost Control): Tránh lan man, vượt ngân sách; (4) Đảm bảo chất lượng (Quality Control): Rà soát tính chính xác, trung thực và khoa học của dữ liệu.

Kết quả đầu ra: Báo cáo tiến độ và minh chứng cho việc dự án đi đúng hướng.

5. GIAI ĐOẠN KẾT THÚC (Closure Phase)

Mục tiêu: Hoàn thiện, nghiệm thu và tổng kết bài học từ dự án. Các bước thực hiện: (1) Bàn giao sản phẩm cuối cùng (Final Deliverable Handover): Báo cáo, bài báo, poster, hoặc ứng dụng; (2) Phê duyệt & nghiệm thu (Client Approval & Sign-off): Hội đồng hoặc cơ quan chủ trì xác nhận kết quả; (3) Lưu trữ & công bố (Project Documentation): Lưu toàn bộ dữ liệu, biểu mẫu, bài viết, tài liệu liên quan; (4) Đánh giá & ghi nhận (Team Evaluation & Recognition): Ghi nhận đóng góp, chia sẻ bài học; (5) Phân tích sau dự án (Post-Mortem Analysis): Họp tổng kết: điều gì hiệu quả, điều gì cần cải thiện cho lần sau.

Kết quả đầu ra: Báo cáo tổng kết hoàn chỉnh, bài học kinh nghiệm và cơ sở cho các nghiên cứu tiếp theo.

🌱 THÔNG ĐIỆP KẾT THÚC

“Nghiên cứu không chỉ là khám phá mới, mà còn là quá trình học cách tổ chức, hợp tác và vượt qua thử thách cùng nhau.”Khi mỗi nhóm nghiên cứu vận hành như một dự án khoa học thực thụ – có mục tiêu, kế hoạch, giám sát và tổng kết – chúng ta không chỉ tạo ra tri thức, mà còn xây dựng văn hoá nghiên cứu chuyên nghiệp, kỷ luật và bền vững.

CLB PCC Sci